Fiziksel Arşiv Yönetimi

Evrak ile iş yapan her firma, kurum veya kuruluşun küçük veya büyük muhakkak bir fiziksel arşivi bulunmaktadır. Fiziksel arşivler, bilgi içeren her tür dokümanın arandığında kolay bulunabileceği bir sistematik ile yönetilmektedirler. Çoğu firma, departman bazlı, yıl ve ay bazında dokümanlarını muhafaza etmeyi tercih etmektedirler. Bu yöntemlerle düzenli tutulan arşivler her ne kadar işleri kolaylaştırsa da arşivin yıllar içinde büyümesi ve arşivi kullanan kişilerin ihmalleri sonucunda er ya da geç ciddi sorunlara sebep olacaktır.

Fiziksel Arşivleme Nedir?

Fiziksel arşivlemeyi anlamak için öncelikle doküman kavramının doğru anlaşılması gerekmektedir. Her ne kadar evrak ve belgeler doküman olarak adlandırılsa da evrak, belge, form, fatura, yazışma, ses kaydı, fotoğraf, video gibi bilgi içeren her tür materyel doküman olarak adlandırılmaktadır. Yukarıda bahsedilen her tür dokümanın düzenli, güvenli, zamanın, ortamın, havanın ve çalışanların verebileceği zararlardan korunacak ve doküman arandığında kolay bulunabilecek bir şekilde organize edilerek oluşturulmasıdır.

Fiziksel Arşivleme Yeterli midir?

Dokümanların güvenli ve düzenli bir şekilde muhafaza edilmesi küçük işletmeler için yeterli olsa da devlet kurumları, orta ve büyük ölçekli firmalar için yeterli olmayacaktır. Bu firmaların arşivleri büyüdükçe ilave alan gerekecek ve arşivin düzenli tutulabilmesi amacı ile birden fazla arşiv persenoli ihtiyacı doğacaktır.

Kurumlarda yapılan hatalardan birisi, yeni işe başlayan arşiv personelinin bir önceki çalıştığı işyerinde ki düzeni yeni firmasında uygulamaya çalışmaktır. Her firmanın veya kurumun kendine has dinamikleri ve iş yapış şekilleri bulunmakatadır ve bu yüzden dünya üzerinde her işletmeye birebir uyan arşiv planı yoktur. İş süreçlerinin evrak tiplerinin, evraklara hangi sıklıkla erişimin gerekli olduğu durumlar değerlendirilerek arşiv planı oluşturulmalıdır.

Günümüzde her ne kadar bilgi alışverişi dijital olarak yapılsa da Türkiye'deki firmaların çok büyük bir oranı tüm dünya pazarlarına açılmış durumda ve iş hacimleri her geçen gün daha da artmakta ve doğru orantılı olarakta evrak yükleri artmaktadır. Artan doküman yükleri sonucunda her ne kadar düzenli arşivler planlansa ve uygulansa da hem yer sıkıntısı hem de evrakların kaybolması veya aranılan evrağa gerekli zaman içinde ulaşılamaması ciddi zararlara sebep olacaktır. Bu yüzden konvansiyonel Fiziksel Arşiv Yapıları yeterli değildir ve bu sıkıntılar başgöstermeden Akıllı Fiziksel Arşivlemeye geçilmelidir.

Akıllı Fiziksel Arşiv Sistemi Nedir?

Zamanın her şeyden kıymetli olduğu şu zamanlarda dokümanlara erişimin hızlı bir şekilde yapılabilmesi firmalara personel zamanlarının doğru kullanılması ve müşteri memnuniyeti açısında ciddi avantajlar sağlamaktadır.

Fiziksel arşivleme sistemlerinin doğru yazılım, donanım ve arşivleme materyelleri ile zenginleştirilmesi ve yönetilmesini Sayısal Ofis olarak Akıllı Fiziksel Arşiv Sistemleri olarak isimlendirmekteyiz.

Akıllı Fiziksel Arşivlemenin Önemli Unsurları

Doküman Yönetim ve Arşiv Yönetim Yazılımları : Arşivlere kolay erişimin en önemli unsuru Doküman Yönetim Yazılımları'dır. Doğru yazılım olmadan diğer tüm unsurlar yerine getirilse de veri girişi ve dokümanlara kolay erişim çalışanların bir süre sonra eski düzene dönme arzularını tetikleyecek ve sistemin oluşturulması için harcanan zaman ve para boşa harcanmış olacaktır. Yazılım doğru seçildiği taktirde tüm sistemde sürdürülebilirlik sağlanabilecek ve dokümanlara kolay erişim sağlanacaktır. Doğru yazılımı seçmek için Doğru Doküman Yönetim Yazılımı Seçme kılavuzumuzu okuyabilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemleri fiziksel arşivlerin yönetiminin dışında dokümanların dijital kopyalarına erişimi saniyelere indirip zamandan ciddi oranda tasarruf sağlar

Kompakt Arşiv Dolapları : Akıllı Fiziksel Arşiv sistemlerinin önemli unsurlarından birisidir. Normal arşiv dolaplarına veya metal ya da ahşaptan yapılmış raflara oranla yerden %60 tasarruf sağlamaktadırlar. Ayrıca doğru kompakt raf seçilmesi durumunda toz, nem gibi dış etkenlerden ve kilitleri sayesinde yetkisiz kişilerin erişimine karşı koruma sağlamaktadır. Hatta özel üretim kompakt dolaplar yangın durumunda belli bir süreliğine arşivinizi koruyacaktır. Yangınlarda dokümanlar zarar görmese bile itfaiyenin müdahalesi sırasında evrakların ıslanmasına karşı bile koruma sağlamaktadırlar.

Bu dolaplar modüler yapıya sahip oldukları için hem küçük alanlara yerleştirilebilmekte hemde raflar istenilen yükseklik ve genişliklerde düzenlenebildiği için ciddi oranda yer tasarrufu sağlamaktadırlar.

Arşiv Materyelleri : Arşivlerde muhafaza edilen dokümanların özellikle de kağıda basılı evrakların doğru muhafaza edilmemesi sebebi ile zamanla toz, nem, küf, kemirgen zararları ve böceklenme gibi etkenler sebebi ile dokümanlar zarar görmekte veya tamamen yok olabilmektedir. Bu etkenlerin dışında kullanılan depolama yöntemi ya da klasörler, iğne, ataş gibi malzemelerde dokümanlara zarar vermektedir bu yüzden fiziksel arşivleme yapılırken doğru materyellerin seçilmesi çok önemlidir.

Doğru malzeme seçimi ve dokümanların doğru yerleştirilmesi işi uzmanlık gerektiren bir iştir. Doğru seçimler yapılıp, doğru yöntemler kullanılırsa dokümanların zarar görmeden yıllarca muhafaza edilmesi sağlanabilir.

Sayılal Ofis 2004 yılında bu yana uyguladığı projelerden edindiği bilgiler ile uygulama veya danışmanlık alanlarında hizmetinizdedir.