Doküman Tarama
Doküman, evrak ve Belge tarama Her tür Evrak, belge ve dokümanların taranarak dijital ortama aktarılması.
Firma ve kamu kurumlarının yıllar içinde biriken doküman arşivlerinin kolay erişilebilir, yedeklenebilir ve güvenli şekilde muhafaza edilmesi için dokümanların dijital ortama aktarılması kritik öneme sahiptir. Fiziksel arşivler, doğal afetler, yangın, su baskını gibi felaketler veya insan hatası kaynaklı risklere açıktır. Ayrıca fiziksel dokümanlara erişim zaman alıcıdır ve çoğu durumda birden fazla kişinin aynı anda aynı belgeye erişmesi mümkün değildir. Dijitalleştirme ile bu sorunların üstesinden gelinir, dokümanlar güvenli bir şekilde yedeklenir ve anında erişilebilir hale gelir.
Sayısal Ofis olarak, özel geliştirilmiş profesyonel doküman tarayıcılar ile asıllarına zarar vermeden, müşterilerimizin ihtiyaçlarına ve taleplerine uygun formatlarda doküman tarama ve dijital arşivleme hizmeti sunuyoruz. Deneyimli ekibimiz, her tür ve boyuttaki dokümanı, çift sayfa algılama, zımba algılama, delik yok etme ve arka plan temizleme gibi gelişmiş teknolojilerle işler. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi ile aranabilir PDF formatına dönüştürülen belgeler, aynı zamanda Word, Excel, TIFF, JPEG gibi farklı formatlarda da teslim edilebilir. Böylece hem fiziksel dokümanlarınız korunur hem de dijital arşivinizde optimize edilmiş, kolay erişilebilir dosyalar elde edersiniz.
Doküman Tarama Neden Gereklidir?
Dokümanların taranarak dijitalleştirilmesi için pek çok farklı sebep vardır. Bu sebeplerin öncelik sırası her firmada değişse de, genel ihtiyaçları şu başlıklar altında toplayabiliriz:
Doğal Afet ve Felaket Durumları
Su baskını, deprem gibi doğal afetler veya yangın gibi felaketler, firmalara ait basılı doküman ve evrakların tamamen ya da kısmen yok olmasına yol açabilir. Bu durum:
- Firmanın yıllar içinde biriktirdiği bilgi birikiminin kaybına,
- Müşteri hesapları ve finansal kayıtların zarar görmesine,
- Kurumsal hafıza ve şirket kültürünün geri döndürülemez biçimde zedelenmesine
Tecrübelerimize göre dijital arşivleme arayışına giren firmaların önemli bir kısmı, bir afet veya felaket sonucu dokümanlarının bir bölümünü ya da tamamını kaybetmiş kurumlardır. Gerçekleştirdiğimiz projelerde, bazı kritik dokümanların kaybının firmalara milyonlarca liralık zarara yol açabildiğine bizzat şahit olduk. Maddi zarar oluşmasa bile, yaşanan veri kayıpları firmaların kurumsal itibarına ciddi zarar verebilmektedir.
Bilinçli veya Kaza Sonucu Zarar Gören ya da Kaybolan Dokümanlar
Fiziksel arşivlerde en kritik risklerden biri de insan hatası ve kötü niyet kaynaklı kayıplardır. Bazen dikkatsizlik nedeniyle alınan evraklar çöpe atılabilir, bazen de yanlış klasöre konularak fiilen erişilemez hale gelebilir. Sadece fiziksel ortamda tutulan bazı evraklar kaybolduğunda, o belgenin varlığını kanıtlamak çoğu zaman mümkün olmaz.
Bir müşterimizin yaşadığı örnekte, arşive erişimi olan bir çalışan kendi özlük dosyasını ve iş sözleşmesini ortadan kaldırdıktan sonra işten ayrılmış ve firmaya karşı haksız bir dava açmıştır. Firmanın elinde doküman bulunmadığı için, aleyhlerine hükmedilen yüksek tutarlı tazminat kararına engel olmak mümkün olmamıştır. Benzer durumlar, özellikle insan kaynakları, sözleşme ve hukuki dokümanların dijital arşivleme ile güvence altına alınmasının ne kadar hayati olduğunu göstermektedir.
Dokümanlara Erişim Kolaylığı
Fiziksel arşivlerde saklanan dokümanlara erişim, özellikle büyük arşivlerde, bazı durumlarda saatler hatta günler sürebilmektedir. Taranarak dijital ortama aktarılmış dokümanlarda ise:
- Doğru yapılandırılmış dijital arşivleme yöntemleri ile aramalar saniyelere iner,
- Yetki dâhilinde istenen doküman tek tıklama ile e-posta ile gönderilebilir,
- Gerekirse anında yazdırılarak süreçler hızlandırılabilir.
Böylece hem çalışan verimliliği artar hem de müşteri taleplerine çok daha hızlı yanıt verilebilir.
Dokümanlardaki Bilgi Güvenliği ve KVKK
Fiziksel arşivlerin dijitalleştirilmesi sayesinde, basılı evraklara günlük iş akışında neredeyse hiç ihtiyaç kalmaz. Bu sayede:
- Normalde pek çok çalışanın erişebildiği arşiv alanlarına erişim, sadece yetkili personele sınırlandırılabilir,
- Dokümanlara erişim kullanıcı yetkileri üzerinden kontrol edilebilir,
- Gizli firma bilgileri ve kişisel verilerin yetkisiz kişilerce görülme riski azaltılır.
Evrakların korunması, yalnızca iş sürekliliği açısından değil, aynı zamanda KVKK kapsamındaki olası ihlal, ceza ve yaptırımların önüne geçebilmek için de büyük önem taşımaktadır.
Doküman Tarama Nasıl Yapılır?
Dijital arşivlemenin ilk adımı olan tarama süreci, doğru planlandığında hem hızlı hem de sürdürülebilir bir yapı oluşturur. Başarılı bir doküman tarama projesi için dört temel unsurdan bahsedebiliriz:
1. Profesyonel Doküman Tarayıcıları
Profesyonel doküman tarayıcılar, ofis tipi tarayıcılar veya fotokopi makineleri (MFP cihazlar) ile kıyaslandığında hem daha hızlı hem de daha güvenli tarama imkanı sağlar. Bu cihazlar sayesinde:
- Dokümanların zarar görme ihtimali diğer cihazlara göre çok daha düşüktür,
- Çift sayfa algılama, zımba algılama, delik yok etme, arka plan temizleme gibi gelişmiş özellikler kullanılır,
- Oluşan dosyalar daha küçük boyutlarda ve optimize edilmiş şekilde saklanabilir.
Böylece hem fiziksel dokümanlar korunur, hem de dijital arşivde gereksiz yer kaplamayan, optimize edilmiş dosyalar elde edilir.
2. Doğru Yazılımlar
Donanım kadar önemli olan bir diğer unsur da kullanılan yazılımlardır. Doğru yazılımlar sayesinde dijital doküman optimizasyonu, dokümanların indekslenmesi ve yazılıma işlendikten sonra son kullanıcıların kolay kullanımı dijital arşivleme projelerinin başarısını ve sürdürülebilirliğini arttırmaktadır.