Dijital Arşivleme

Dijital Arşivleme Nedir ?

Dijital arşivleme, fiziksel belgeleri dijital formata dönüştürme ve bunları gelecekte erişim ve referans için saklama sürecidir. Bu süreç, kağıt belgelerin taranmasını ve bunların kolayca saklanabilen, alınabilen ve paylaşılabilen elektronik dosyalara dönüştürülmesini içerir. Dijital arşivleme, gelişmiş güvenlik, erişilebilirlik ve maliyet etkinliği dahil olmak üzere geleneksel kağıt tabanlı kayıt tutmaya göre çeşitli avantajlar sunar.

Dijital arşivlemenin en önemli faydalarından biri gelişmiş güvenliktir. Dijital belgeler şifrelenebilir ve parola korumalı olabilir, bu da onları kağıt belgelerden çok daha güvenli hale getirir. Bu, hassas bilgilerin yetkisiz erişime, hırsızlığa veya hasara karşı korunmasına yardımcı olur. Ek olarak, dijital belgeler yedeklenebilir ve birden çok yerde saklanabilir, bu da yangın, sel veya diğer felaketlerden kaynaklanan kayıp riskini azaltır.

Dijital arşivlemenin bir başka avantajı da geliştirilmiş erişilebilirliktir. Dijital belgelere internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir, bu da bilgi paylaşımını ve başkalarıyla işbirliği yapmayı kolaylaştırır. Bu, özellikle birden fazla konumu veya uzak çalışanları olan işletmeler için kullanışlıdır. Dijital belgeler ayrıca aranabilir ve dizine eklenebilir, bu da belirli bilgilerin daha hızlı ve daha kolay bulunmasını sağlar.

Dijital arşivleme ayrıca geleneksel kağıt tabanlı kayıt tutmaya göre daha uygun maliyetlidir. Kağıt belgelerin saklanması, pahalı olabilecek ve yönetilmesi için ek personel gerektirebilecek fiziksel depolama alanı gerektirir. Buna karşılık, dijital belgeler sunucularda veya bulut tabanlı platformlarda saklanabilir, bu da fiziksel depolama alanı ve personel ihtiyacını azaltır.

Dijital arşivleme süreci tipik olarak birkaç adımı içerir. İlk olarak, kağıt belgeler, onları dijital formata dönüştüren özel ekipman kullanılarak taranır. Ardından, dijital dosyalar düzenlenir ve dizine eklenir, bu da belirli belgelerin aranmasını kolaylaştırır. Son olarak, dijital belgeler uzun süreli koruma için güvenli sunucularda veya bulut tabanlı platformlarda saklanır.

Genel olarak, dijital arşivleme her büyüklükteki işletme ve kuruluş için çok sayıda avantaj sunar. İşletmeler, fiziksel belgeleri dijital biçime dönüştürerek güvenliği, erişilebilirliği ve maliyet etkinliğini artırabilir ve önemli kayıtları ileride başvurmak üzere saklayabilir. Güvenilir ve profesyonel bir dijital arşivleme şirketi arıyorsanız, sayisalofis.com başlamak için ihtiyacınız olan uzmanlığı ve kaynakları sağlayabilir.

Bu hizmetlerin yanında dijital arşivlerin verimli kullanılabilmesi ve sürdürülebilirlik sağlamak açısından geliştirilen Doküman Yönetim Yazılımları tercih edilmelidir.

Dijital Arşiv Nedir ?

Elektronik ortamda oluşturulmuş dokümanlar ve kağıda basılı dokümanların taranarak dijital ortama aktarılması sonucunda elde edilen dijital dokümanların EBYS veya Doküman Yönetim Yazılımları ile hızlı, güvenli ve kolay bir şekilde yönetilen doküman arşividir.

Dijital Arşivleme ne kazandırır ?

Dijital arşivleme işlemi sonucunda fiziksel arşivlerdeki dokümanlar sunuculara kaydedilerek firma veya kuruluşlara aşağıdaki konularda zamandan ve finansal açılardan tasarruf sağlayacaktır. Aynı zamanda dijital dokümanlar disaster recovery amaçlı oluşturulacak farklı lokasyonlardaki sistemlere zaman zaman aktarılarak felaket durumlarında zarar görmemeleri sağlanarak maddi ve manevi zararların önüne geçilebilmektedir.

Dijital Arşivleme Fiyatları, Maliyetleri

Proje maliyetleri dijitalleştirilecek dokümanların hangi ortamda saklandığı, tozlu ve nemli olup olmadığı, ataş, zımba veya şeffaf dosya kullanılıp kullanılmadığı, tarama yapılacak alanın özellikleri, firmanın bulunduğu lokasyon gibi birçok kriterler değerlendirilerek belirlenmektedir. Sayfa başı belirli bir maliyet çıkartılması mümkün olmamaktadır.

Dijital Arşivleme işlemi doğru yazılım ve doğru cihazlar kullanan tecrübeli firmalar tarafından yapıldığı taktirde firma personeli ile yapılan arşivleme işlemlerine oranla %75 daha uygun maliyetlerle tamamlanmaktadır. Bu yüzden hizmet veren firma seçilirken firmanın kullanacağı cihazlar, yazılımlar ve çalışacak personelin tecrübesi değerlendirilerek görünmeyen maliyetler önlenebilir.

Dijital Arşivlemenin avantajları

• Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi.
• Ofis içi ve ofis dışından dijital arşivdeki dokümanlara VPN veya Web Tabanlı Doküman Yönetim sistemleri sayesinde erişim imkanı.
• Dijital dokümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla silinmesinin önüne geçilebilmesi.
• Dijital arşivleme yapılan ve saklama zorunluluğu olmayan evrakların imha edilerek yer tasarrufu sağlanması.
• Fiziksel ofis taşınma durumlarında doküman arşivinin taşınma giderinin olmaması.
• Dijital arşivin disaster recovery planına dahil edilerek ister bulut ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybının önlenebilmesi.
• Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına uygun olması.

Dijital arşivleme işlemi yukarıda listelenmiş avantajları sayesinde kısa sürede yatırım maliyetinin amortismanını sağlamaktadır ve dolaylı yollardan üretim ve verimliliğe olumlu yönde etki etmektedir.

Dokümanları Nasıl Tarıyoruz ?

Sayisal Ofis, her büyüklükteki işletme ve kuruluş için yüksek kaliteli belge tarama hizmetleri sağlama konusunda uzman ve tecrübelidir. Belge tarama sürecimiz verimli, doğru ve güvenli olacak şekilde tasarlanmıştır ve önemli belgelerinizin dijital biçimde korunmasını ve kolayca erişilebilir olmasını sağlar.

Belge tarama sürecimizdeki ilk adım, özel ihtiyaçlarınızı ve gereksinimlerinizi değerlendirmektir. Belgelerin türü ve boyutu, istenen çıktı biçimi ve herhangi bir özel güvenlik veya uyumluluk gereksinimleri gibi faktörlere dayalı olarak en iyi tarama seçeneklerini belirlemek için sizinle birlikte çalışırız.

İhtiyaçlarınıza en uygun tarama seçeneklerini belirledikten sonra tarama işlemine başlarız. Belgelerinizin en üst düzeyde kalite ve doğrulukla taranmasını sağlamak için en son teknoloji ekipman ve teknolojiyi kullanıyoruz. Tarama teknisyenlerimiz son derece eğitimli ve deneyimlidir ve tarama işlemi sırasında hasar görmelerini veya kaybolmalarını engellemek için belgelerinizi dikkatle ele alacaktır.

Tarama işlemi sırasında, taranan görüntüleri okunabilirlik ve netlik açısından optimize etmek için gelişmiş yazılımlar kullanırız. Ayrıca taranan görüntüleri, özel ihtiyaçlarınıza bağlı olarak PDF, JPEG, TIFF ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli dosya biçimlerine dönüştürebiliriz.

Standart kağıt belgeleri taramanın yanı sıra ciltli malzemeler, büyük boyutlu belgeler ve kırılabilir veya narin malzemeler dahil olmak üzere çeşitli başka belge türlerini de tarayabiliriz. Tarama ekipmanımız, çok çeşitli belge türlerini ve boyutlarını işlemek üzere tasarlanmıştır ve en zorlu tarama projelerini bile karşılayabilmemizi sağlar.

Tarama süreci boyunca, belgelerinizin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak için büyük özen gösteriyoruz. Taranan belgelerinizi saklamak için güvenli, şifreli sunucular kullanıyoruz ve bilgilerinizin yetkisiz erişime veya ifşaya karşı korunmasını sağlamak için erişim kontrolleri ve diğer güvenlik önlemleri sağlamaktayız.

Sayisal Ofis olarak müşterilerimize en üst düzeyde kalite ve hizmet sunmayı taahhüt ediyoruz. İster birkaç belge ister binlerce sayfa taramanız gereksin, ihtiyaçlarınızı karşılayacak uzmanlığa ve kaynaklara sahibiz. Belge tarama hizmetlerimiz ve belge yönetimi süreçlerinizi kolaylaştırmanıza nasıl yardımcı olabileceğimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek için hemen bize ulaşın.