Geçmişinizi geleceğe taşıyoruz

Sayısal Ofis Logo
0 216 573 12 63
Dijital Arşiv Tarama

Dijital Arşivleme

Dijital arşivleme kağıt veya diğer malzemelere basılmış her tür yazı, resim ve grafiklerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılmasıdır.

Dijital Arşivlemenin Avantajları


Dokümanlara Erişim Zamanından Tasarruf

Taranarak sayısallaştırılmış dokümanlar, resmi evraklar, belgeler ve diğer bilgi kaynakları veri tabanı veya dosya sunucularına sayısal dosyalar olarak aktarıldıktan sonra dosyalara ister index alanlarına göre isterse dosyalarda kelime veya kelime grupları bazında aramalar yapılarak hızlı erişim imkanı sağlamaktadır. Bu dosyalar saniyeler içerisinde mail eki olarak eklenerek iletilebilmekte veya içerisinden kopyalama yapıştırma yöntemiyle alıntılar yapılabilmektedir. Dokümanlara erişim hızının artması sayesinde kullanıcılar zamanlarını daha etkin kullanarak verimliliğin artmasına yardımcı olmaktadırlar. Bütün bu avantajlara ilave olarak yerli ve milli yazılımımız Docsimum ile dokümanlarınızı güvenli ve hızlı bir şekilde yönetin.


Doküman Depolama Alanından Tasarruf

Saklanma zorunluluğu olan veya firmaların geçmişini barındıran tüm evrakların muhafaza edilmesi için evrak arşivi gibi fiziksel bir alan gerekmektedir. Bu alanlar seneler geçtikçe ve evraklar çoğaldıkça sorun haline gelmektedir. Kemirgenler, nem, su basmaları gibi ortam koşullarıda evrak arşivlerini tehdit eden bazı etkenlerdir. Dijital arşive geçen firmalar hem bu tehditlerden kurtularak ortaya çıkan bu alanları ofis, rekreasyon vb. amaçlarla kullanarak tasarruf veya çalışanlarına motivasyon sağlamaktadırlar.

İnternetten Ofisinizdeki Dokümanlara Erişim İmkanı

Dijital dosyalara internet üzerinden VPN, uzak masaüstü bağlantılarla veya web tabanlı programlarla ya da doküman yönetim programlarıyla güvenli bir şekilde erişilebilmektedir. Gelişen dosya sıkıştırma teknolojileri ve internet hızları ile birlikte binlerce sayfa tek bir dosya olarak saniyeler içerisinde dünyanın her tarafından açılabilir hale gelmiştir.


Doküman Arşivindeki Dosyaların Ticari Programlarla Entegrasyonu

Doküman arşivlerindeki dosyalar ERP, MRP, CRM gibi ticari programlara kayıt bazında eklenerek kayıtlar üzerinden bu dosyalara erişim imkanı sağlanabilmektedir.


Dokümanlardaki Verilerin Güvenliği

Fiziksel olarak depolanan dokümanlar, resmi evraklar ve diğer basılı bilgi kaynakları ne kadar iyi korunursa korunsun belli bir zaman sonra yetkisiz kişilerin eline geçebilmekte kaybolabilmekte veya zamana yenik düşerek okunamaz veya kullanılamaz hale gelebilmektedir. Faks kağıtları gibi termal kağıtlara basılmış dokümanlar ise 1 - 2 sene sonunda tamamen yok olmaktadır. Dijital dokümanlar ise gerekli önlemler alındığı taktirde gerekli olduğu sürece saklanabilmektedir. İşletim sistemleri veya Doküman Yönetim Programları sayesinde gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak yetkisiz kişilerin eline geçmeside önlenebilmektedir.


Sınırsız Doküman Muhafaza İmkanı

Gelişen sayısal depolama ve dosya sıkıştırma teknolojileri sayesinde şirketlerin yüzlerce metrekarelik alanlarda sakladıkları tüm dokümanları gömlek cebine sığan taşınabilir disklere dahi sığabilmektedir. Dijital arşiv depolama alanının arttırılması veya başka bir ortama taşınmasıda oldukça kolay ve düşük maliyetlidir. Bu verilerin saklandığı ortamlar için gerekli önlemler alındığı taktirde sınırsız olarak saklanmaları mümkündür.


Sel ve Yangın gibi Felaketlerden Kurtarma

Firmalar veya kurumlar Disaster Recovery (Felaketten Kurtarma) planlarına dijital arşivlerini de dahil ederek. Çalışma ortamlarında meydana gelebilecek deprem, su basması, yangın, hırsızlık, patlama gibi felaket durumları, fiziksel doküman arşivlerinin çok büyük zararlar görmesine veya tamamen yok olmasına neden olabilmektedir. Dijital arşivlerde, veriler periyodik olarak farklı ortamlara aktarılarak veya yedeklenerek çalışma ortamında oluşabilecek bu tarz felaketlerden korunabilmektedir.


Doküman Arşivlerinin Geri Dönüşümü

Dijital arşive geçen firmalar saklanma zorunluluğu olmayan dokümanlarını geri dönüşüme aktararak çevre koruma misyonuna katkıda bulunabilmektedirler.



Dijital Arşiv Nedir ?

Firma veya kurumların yazışma, sözleşme, fatura, belge, evrak, fotoğraf gibi kağıda basılı tüm bilgi kaynaklarının bilgisayar ortamında dijital olarak muhafaza edilmesidir.

Veri Girişi Nedir ?

OCR teknolojilerinin kullanılamadığı belgelerdeki bilgilerin bilgisayar ortamına düz yazı veya herhangi bir programa operatörler tarafından manüel olarak girilmesidir.


Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Yazılımı

Docsimum dokümanlarınızı merkezi bir sistem üzerinde kullanıcı ve kullanıcı grup yetkileri bazında arayıp bulmanızı sağlayan gelişmiş Doküman Yönetim Sistemidir


Online Kartvizit Yazılımı kurumların müşterilerden veya tedarikçilerden topladıkları kartvizitleri ya da iletişim bilgilerini tüm firma çalışanları ile paylaşabilecekleri bulut tabanlı bir yazılımdır. Yazılıma bilgisayar, tabletler ve cep telefonlarından erişilebilir.

Kitap Tarama
Fotoğraf Tarama
Sitemizdeki fotoğraf ve yazıların telif hakları konusunda bilgilendirme.